Document Studio fornisce potenti funzionalità di generazione di documenti attraverso l'uso di modelli personalizzabili e unisci indicatori di campo. I marcatori di modello fungono da segnaposto per inserire dati nei documenti per produrre output personalizzati e mirati.
Questa guida esplora l'utilizzo del modello marcatori in Document Studio per mappare in modo efficiente i dati su documenti su larga scala. Apprendi le tecniche per creare, mappare ed elaborare modelli utilizzando i marcatori per accelerare la creazione di documenti.
Cosa sono i marcatori modello?
Gli indicatori di modello, spesso chiamati campi di unione, forniscono una sintassi segnaposto per denotare le aree di un modello che dovrebbero essere popolate dinamicamente con i dati durante la generazione di output del documento.
Ad esempio, i marcatori come {{nome di battesimo}} E {{cognome}} in un modello verrà sostituito con i valori effettivi del nome e del cognome provenienti da un'origine dati durante la creazione dei documenti finali.
Mappando gli indicatori di modello su dati esterni, è possibile produrre documenti personalizzati senza la necessità di modificare manualmente i modelli o ricreare il contenuto.
Indicatori di modello comuni
I tipici indicatori di modello fanno riferimento a campi di origini dati strutturate come database da inserire nei documenti:
- {{nome di battesimo}} - Compilare con i dati del nome
- {{data}} - Inserisci la data corrente
- {{Nome della ditta}} - Aggiungi il nome dell'azienda dal database
- {{totale}} - Inserisci il prezzo totale dell'ordine
Qualsiasi tipo di dati può essere unito in modelli inclusi testo, immagini, tabelle, intestazioni e HTML personalizzato.
Vantaggi dei marcatori modello
I principali vantaggi derivanti dalla mappatura dei dati in modelli con marcatori anziché dalla modifica manuale dei documenti includono:
- Genera in batch documenti personalizzati al 100%.
- Riutilizza gli stessi modelli su dati diversi
- Aggiorna invece i modelli in un unico posto per tutti gli output
- Modifica i dati senza alterare i modelli
- Produci un elevato mix di documenti personalizzati
- Risparmia molto tempo rispetto alle modifiche individuali
Nel complesso, i marcatori di modello abbinati alle origini dati forniscono una generazione di documenti potente e scalabile sfruttando modelli riutilizzabili.
Creazione di modelli con marcatori
Document Studio supporta la creazione di modelli avanzati con speciali indicatori di sintassi che denotano aree per l'inserimento dei dati. Durante la progettazione dei modelli è possibile utilizzare vari editor e formati di file.
Editor di modelli
Gli editor di modelli più diffusi come Microsoft Word forniscono un'interfaccia per creare facilmente modelli contenenti indicatori di campi di unione:
- Aggiungi marcatori utilizzando Inserisci > Parti rapide > Campo
- Scegliere Unisci campo tipo di campo
- Inserisci il Nome campo che indica i dati da inserire come {{nome del prodotto}}
Gli stessi modelli e marcatori possono essere creati direttamente anche con editor HTML e JavaScript:
- Utilizzo {{marcatori}} sintassi in HTML per denotare i punti di iniezione
- Campi dati di riferimento durante l'output di documenti finali dal codice
Formati di file supportati
Document Studio supporta la creazione di modelli con indicatori di campo di unione utilizzando i seguenti formati:
- Microsoft Word DOC e DOCX
- Documenti Adobe PDF
- Documenti HTML
- Documenti di testo
- Specifica carta XML XPS
- E molti altri formati
Questa flessibilità consente di progettare modelli ottimizzati per l'utilizzo a valle in molti tipi di documenti.
Migliori pratiche
Quando si creano modelli, alcune best practice relative ai marcatori includono:
- Utilizza nomi di campo descrittivi come |_+_| invece dei codici brevi
- Sii coerente con i formati dei nomi come i versi di sottolineatura nel caso del cammello
- Aggiungi aiutante {{comments}} sezioni esplicative
- Testare accuratamente i modelli con dati di esempio
Investire in modelli di alta qualità massimizzerà la produttività nel tempo poiché possono essere riutilizzati all'infinito.
Mappatura dei dati sugli indicatori del modello
Per sfruttare i modelli per produrre documenti personalizzati, i dati esterni devono essere mappati nei marcatori incorporati nei modelli.
Origine dei dati
Document Studio supporta la mappatura dei dati in modelli da una varietà di origini strutturate:
- Tabelle di database come SQL Server, MySQL ecc
- Fogli di calcolo e file CSV
- JSON, XML e altri file strutturati
- Sistemi CRM come Salesforce, Microsoft Dynamics ecc
- Piattaforme di automazione del marketing
- API REST esterne che forniscono dati
- Qualsiasi sistema backend che restituisce dati strutturati
Ciò consente di centralizzare i dati master in database e sistemi, inserendoli dinamicamente in modelli di documenti personalizzabili durante la generazione.
Mappatura dei dati
Per mappare i dati di origine nei campi del modello, è necessario stabilire le corrispondenze tra i nomi dei marcatori utilizzati nei modelli e i nomi delle colonne/campi delle origini dati che forniscono i valori:
| Indicatore di modello | Campo origine dati |
|---|---|
| {{nome di battesimo}} | nome di battesimo |
| {{cognome}} | cognome |
| {{dob}} | Data di nascita |
Con mappature dirette come questa, Document Studio può popolare automaticamente gli indicatori di modello da origini dati senza codifica manuale.
Logica della trasformazione
In alcuni casi potrebbe essere necessario trasformare o arricchire i dati prima di inserirli nei modelli:
- Dividi una singola colonna in più campi del modello
- Concatena più colonne in un unico campo modello
- Converti formati di data
- Cerca i valori delle chiavi esterne
- Stabilire mappature condizionali
Document Studio supporta configurazioni dichiarative di mappatura dei dati insieme a JavaScript personalizzato per eseguire le trasformazioni necessarie dei dati della mappa dalle origini ai modelli.
Generazione di documenti
Una volta progettati i modelli contenenti i marcatori e mappate le origini dati, la generazione di documenti di massa è semplicemente una questione di:
- Interrogazione o caricamento dei dati di origine
- Modelli di rendering dinamico per ciascun record di dati
- Emissione di documenti con dati inseriti
Questo processo completamente automatizzato guidato da modelli e mappatura dei dati consente l'output di documenti personalizzati su scala illimitata.
Destinazioni
Le destinazioni di output comuni per la generazione di documenti includono:
- Archiviazione di file come unità di rete per processi downstream
- Archiviazione cloud come Amazon S3 e archiviazione BLOB di Azure
- Sistemi di posta elettronica per le comunicazioni con i clienti
- Sistemi di gestione dei contenuti aziendali
- Sistemi di stampa come macchine da stampa ad alto volume
- Qualsiasi canale che supporti file come PDF, documenti Office, HTML ecc
Inoltre, i documenti generati possono attivare flussi di lavoro aggiuntivi specifici per ciascun tipo e canale di output.
Automazione
Per consentire la generazione continua di documenti a mani libere, il processo end-to-end può essere orchestrato utilizzando:
- Il sistema si attiva in seguito alle modifiche dei dati
- Lavori pianificati per output di massa periodici
- Regole aziendali configurabili che determinano quando è necessario creare i documenti
- Integrazione con origini dati e sistemi a monte
Document Studio offre solide funzionalità di automazione e integrazione per stimolare la popolazione di marcatori di modelli dietro le quinte 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Debug dei problemi di mappatura dei marcatori
Durante l'implementazione del lavoro con indicatori di modello e origini dati, potrebbero verificarsi alcuni problemi comuni che impediscono il corretto output del documento:
- Nomi di campo con errori di ortografia o non corrispondenti tra marcatori e dati
- Trasformazioni di dati che generano eccezioni durante il rendering del documento
- Mancate corrispondenze del tipo di dati come la codifica dei numeri come stringhe
- Condizioni di gara multithreading dall'accesso ai dati condivisi
Strumenti come la registrazione del debug e il controllo delle variabili aiutano a diagnosticare i problemi:
- Abilita la registrazione dettagliata durante la generazione per tracciare gli errori
- Codice di mappatura dei dati dello strumento per convalidare input/output
- Utilizza set di dati di esempio per semplificare la validazione logica
- Confronta con i modelli di output previsti per identificare le discrepanze
Con una metodologia e una strumentazione di test rigorose, i bug di mappatura dei marcatori del modello possono essere rapidamente individuati e risolti.
Marcatori di modelli avanzati
Mentre i tipici marcatori di campo piacciono {{nome di battesimo}} coprono la maggior parte dei casi d'uso mappando i dati in modelli, la sintassi più avanzata fornisce ulteriore flessibilità:
Indicatori condizionali
I marcatori condizionali consentono di applicare regole aziendali per alterare il contenuto del campo:
|_+_|Ciò inserirà il contenuto e l'indicatore del saldo solo se il saldo dovuto è > $ 0.
Modelli nidificati
I sottomodelli nidificati riutilizzabili garantiscono coerenza:
|_+_|Intestazioni condivise, piè di pagina, slogan ecc. possono essere definiti una volta e quindi inclusi in qualsiasi modello.
Script
È possibile incorporare JavaScript per eseguire operazioni avanzate:
|_+_|Ciò consente la ricerca, l'elaborazione, la formattazione ecc. arbitraria dei dati durante il popolamento dei modelli.
Conclusione
I marcatori di modello abbinati a origini dati esterne forniscono un potente meccanismo per generare documenti personalizzati su larga scala, risparmiando enorme tempo rispetto alle singole modifiche manuali.
Padroneggiando le tecniche di lavoro con gli indicatori di modello in Document Studio, tra cui la mappatura dei dati, il debug, la sintassi avanzata e l'automazione, è possibile realizzare enormi guadagni di produttività semplificando la generazione di documenti in tutta l'azienda.
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